Meetings
Macht Meetings nur mit Agenda
Alle Meetings sollten bereits im Vorfeld mit einer Agenda gestartet werden. So haben alle eingeladenen Teilnehmer die Möglichkeit bereits im Vorfeld zu entscheiden, ob es für sie ein relevantes Meeting ist und ob sie teilnehmen sollten. Zudem hat es den Vorteil, dass es bereits ein für das Meeting erstellte Dokument gibt, in dem weitere Notizen hinzugefügt werden können.
Dokumentiert während des Meetings
Dokumentiert bereits während des Meetings Entscheidungen und macht Notizen. Wir bei Ninjaneers nutzen Google Docs. Somit hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit während des Meetings am Protokoll mitzuwirken.
Macht Meetings optional
Kann ich bereits vor dem Meeting anhand der Agenda feststellen, dass das Thema für mich nicht relevant ist, darf eine Einladung auch gerne abgelehnt werden. Dies sollte im Ermessen des Eingeladenen sein.
Lasst die Kamera an
In normalen Meetings merkt man als Vortragender oder Sprecher sehr schnell, ob die Teilnehmer interessiert sind. Schauen sie gelangweilt an die Wand gegenüber, sind sie es vermutlich nicht. Bei Remote Meetings neigen die Mitarbeiter dazu die Kamera auszustellen, wenn sie nicht mehr interessiert sind. Wir bei Ninjaneers haben die Empfehlung, dass die Kamera immer an bleiben sollte und nur in Ausnahmesituation ausgeschaltet werden darf. So hat der Sprecher die Möglichkeit zu erkennen, wie sehr seine Kollegen noch bei der Sache sind.
Redet über die Arbeit, nicht den Hintergrund
Meetings aus den eigenen vier Wänden sorgen bei manche Mitarbeiter zu einer unnötigen Stresssituation. Sitzen meine Haare richtig? Wie ist das Licht? Passt der Hintergrund zu meinem Oberteil? Meetings sollten sich immer um die Arbeit und nicht den Hintergrund drehen. Daher vermeidet Aussagen zur wohnlichen Situation oder der Umgebung des Kollegen. Speziell bei kulturell unterschiedlichen Teilnehmern mag die Umgebung vielleicht ab und an etwas irritierend sein.
Setzt eine harte Timebox
Startet mit den Meetings pünktlich. Sollte ein Teilnehmer noch nicht da sein, so will er vielleicht nicht am Meeting teilnehmen. Es ist kein Problem sich nach dem Meeting höflich über den Verbleib zu erkundigen. Zudem sorgt ein pünktlicher Start dafür, dass die Kollegen in Zukunft vielleicht auf den Kaffee verzichten und der Videokonferenz direkt beitreten. Meetings, die nicht innerhalb einer festen Timebox beendet werden können, sind entweder schlecht geplant (z.B. mehrere Themen) oder aber, und das ist der Regelfall, eine Videokonferenz ist einfach das falsche Format dafür.
It’s Okay to look away
Viele Unternehmen versuchen Videokonferenzen zu optimieren z.B. mit einer Screen-Free Regel. Es darf ausschließlich die Videokonferenz auf dem Bildschirm sein - nichts anderes. Wir bei Ninjaneers haben den Grundsatz, dass es bei Videokonferenz in Ordnung ist, etwas nebenher zu tun, wenn ein Punkt der Agenda für einen Teilnehmer nicht relevant ist. Wenn beim Wiedereinstieg in die Konferenz Fragen entstehen, ist es vollkommen in Ordnung diese zu stellen.
Man darf unterbrechen
Es fühlt sich durch die Verzögerung teilweise etwas seltsam und unhöflich an, wenn man jemand bei einer Videokonferenz unterbricht. Wir bei Ninjaneers finden es vollkommen in Ordnung jemanden in einem Meeting zu unterbrechen. Wir möchten, dass sich jeder beteiligt, anstatt ewige Monologe.
Werkzeuge
Bei Ninjaneers verwenden wir eine Reihe von Tools, um miteinander zu kommunizieren. Für Meetings benutzen wir Google Meet. Dafür gibt es zwei nette Erweiterungen:
Nod erlaubt es, sich zu melden. Ein paar Emojis sind auch dabei, aber die sollte man sparsam verwenden. Grid View zeigt alle Personen im Meet gleich groß an - wie gut das mit 250 Teilnehmern funktioniert muss sich noch zeigen. Optional kann man die sprechende Person anzeigen lassen.